Блог

Осмысленная интеграция существует!

SHLTOOLS API — отличный продукт, которым команда разработчиков гордится, но в этом посте мы не будем активно «продавать» его. Наоборот, настоятельно рекомендуем обдумать проект по интеграции, проверить требования и ожидания, чтобы проект оказался максимально успешным.
Компьютеры могут обрабатывать данные быстрее, чем люди, это та область, где имеет смысл применять технологии. Логично предположить, что чем больше у нас одинаковых действий, тем лучше компьютеры с такими задачами справляются. Это та область, где мы можем предложить улучшения — автоматизировать процесс оценки.
Мы предлагаем решения во всех областях, связанных с жизненным циклом сотрудника в организации, однако автоматизированные решения и интеграция систем лучше всего работает в областях «Найм» и «Развитие» сотрудников. Массовая оценка чаще всего нужна при массовом найме сотрудников. А развитие невозможно без диагностического этапа, которым оценка и является.
Важно понимать, что интеграция ради интеграции — это не очень эффективно. Количество времени и усилий, которые надо потратить, достаточно велико и нужно, чтобы результат обязательно был. Процесс интеграции занимает минимум два месяца
Интеграционное решение, которое мы предлагаем, называется SHLTOOLS API. Мы его разрабатывали таким образом, чтобы можно было соединить с практически любой системой, которая занимается управлением персоналом в компании.

Базовые критерии готовности заказчика к реализации проекта по интеграции с SHLTOOLS API

Интеграция нужна, если:
  • Есть четкая цель.
  • Процессы отлажены.
  • Есть регулярная процедура оценки.
  • Есть HR-система, с которой можно интегрировать API.
  • HR-система стабильна и радикально не меняется раз в год.
  • Есть время и ресурсы на «красоту».
Интеграция не нужна, если:
  • Оценка проводится редко.
  • Мало людей в компании.
  • Нет системы управления персоналом.
  • Нет описанных процессов.
  • Неясно: зачем?
Зачем — это главный вопрос, на который мы вместе с потенциальным заказчиком ищем ответы в начале каждого проекта. Запрос на интеграцию системы оценки в HR-систему заказчика возникает по самым разным причинам.
Интеграция нужна в первую очередь для экономии рабочего времени на обработку результатов оценки. Данные из нашей системы попадают сразу в вашу и показываются там, где нужно. Никакие бумажные анкеты HR-специалист больше вручную не обрабатывает, никакие Excel-таблички никуда не копирует. Больше времени остается на более продуктивные действия.
Вторая очевидная и веская причина задуматься об интеграции — получение качественных данных для анализа. В том числе — для удобного соотнесения с другими данными в вашей системе. Например, полезно посмотреть корреляцию между результатами тестов и KPI сотрудников. Аналитика делается под задачи заказчика.
Интеграция позволяет поднять качество визуальных материалов, которые предоставляются линейным руководителям. Например, брендировать итоговые отчеты. Так же легко можно брендировать страницы с инструментами оценки, людям всегда приятнее работать с материалами, на которых стоит логотип их организации. В восприятие прозрачности процесса оценки интеграция тоже вносит свой вклад.
Бывают ситуации, когда у кандидатов нужно снять недоверие к результатам оценки. Если им кажется, что при передаче «вручную» кто-то специально может поменять их оценку, то после интеграции данные из системы в систему будут передаваться в автоматическом режиме, на этом этапе точно никто ничего поменять не сможет. Дальше, разумеется, все зависит от того, есть ли в вашей системе возможность вносить изменения в данные.
В целом интеграция систем может повысить доверие к HR как к функции. Если сотрудник подается на определенную позицию, система автоматически назначает ему определенный набор инструментов, на выбор вопросов в тестах/опросниках HR никак повлиять не может. Так снимаются вопросы и сомнения насчет того, что у другого кандидата тесты были проще.

При каких условиях интеграция систем окупится?

  • Количество людей. Мы считаем, что интеграция окупится для небольшой компании, если за 2−3 года она суммарно оценит от 1000 человек.
  • Интеграция с внутренними системами обязательна. Наша система в рамках интеграционного процесса не хранит у себя никаких личных данных участников, они абсолютно обезличены (есть только цифро-буквенный идентификатор. Для любой службы информационной безопасности, для юридического отдела интеграция означает отсутствие проблем с соблюдением законодательства о хранении персональных данных.
  • Не планируется смена системы управления персоналом или талантами. Чтобы интеграция отбилась, она должна поработать хотя бы 2−3 года, а дальше она начнет деньги приносить.
  • Есть понимание того, как инструментарий, который наша компания предлагает (тесты и опросники) можно использовать в процедурах найма и отбора.

Технологическая часть

При разработке мы старались использовать стандартные компоненты, чтобы облегчить работу коллегам, которые будут интегрировать системы со стороны заказчика.
Во-первых, мы используем API Rest — отраслевой стандарт для взаимодействия между системами. Он подразумевает, что наша система не инициирует никаких соединений, что с точки зрения отделов информационной безопасности прекрасно. Наша система в систему клиента не лезет никогда и ни при каких обстоятельствах. Никаких исходящих соединений SHLTOOLS API не устанавливает, безопасники это любят. Для передачи данных используется стандарт JSON.
Все интерфейсы в системе оптимизированы для диапазона устройств, начиная от телефона и заканчивая ноутбуком и широкоформатными экранами. Конечно, тесты не совсем желательно проходить с телефона, на маленьком экране графики видно хуже. Но есть компании, есть компании, где не у всех сотрудников есть рабочие места с компьютером или ноутбуком физически, зато телефон есть почти у всех. Пройти опросник с телефона вообще не составляет никакого труда.
Наша система соответствует требованиям ФЗ № 152, мы их строго соблюдаем. Если служба информационной безопасности это потребует, мы предоставим подтверждение. Хотя никакие персональные данные в нашу систему и так не передаются. Данные самой системы хранятся на серверах на территории России.

Варианты интеграции

Вариант 1: заказчик может использовать наш интерфейс для прохождения тестов, а результаты потом забирать в свою систему.
Вариант 2: в системе заказчика есть свой интерфейс для кандидатов, тогда мы только даем методологические рекомендации относительно дизайна страниц, как участнику обычно удобнее заполнять инструменты. Первый вариант значительно менее затратный, есть готовый интерфейс, ничего не надо придумывать.

Примеры проектов

Не так давно компания «Ростех» запустила акселератор для технологических предпринимателей. Они интегрировались с нами по второй модели интеграции, то есть сделали свой интерфейс, SHLTOOLS API обрабатывала данные. На первом этапе после запуска проекта 5000 человек прошло набор наших инструментов. Это была отдельная система, сделанная под отдельный проект, им не надо было оглядываться на другие системы и думать, куда и какие данные нужно передавать.
Проект с крупной транспортной компанией был сложнее. У них был запрос на большие объемы прохождения, пришлось решать вопрос перенаправления данных оценки в разные свои внутренние системы. Простой, на первый взгляд, подход — сделать один самый очевидный и простой вариант интеграции — не работает. Быстро может оказаться, что нужна другая цепочка передачи данных, а она не предусмотрена изначально, придется в будущем все переделывать.
Для одного из заказчиков у нас был проект конкурсного отбора на 3500 человек, который им нужно было провести в достаточно сжатые сроки. Коллеги смогли все организовать за два с половиной месяца. У них была сделана платформа под решение задачи, свой интерфейс для прохождения оценки. С внутренними системами организации она не никак не стыковалась, поэтому интеграция прошла быстро. Другой большой проект по конкурсному отсеву был реализован через наш кандидатский интерфейс. За 1,5 дня инструмент прошло больше 50 000 человек, данные в режиме реального времени поступали в систему заказчика.
С точки зрения объемов все эти проекты имело смысл делать с интеграцией: затраты на интеграцию быстро окупаются и начинают приносить прибыль. Заказчик доволен, служба информационной безопасности заказчика довольна.

Проект интеграции на старте

На старте проекта по интеграции критически важно определить, кто будет проходить онлайн-оценку.
Если решается задача найма новых людей, тесты и опросники проходят с большой вероятностью «неизвестные» люди, которых во внутренней системе может не быть. Должна быть возможность отправлять им ссылки на инструменты оценки и получать их результаты. Это один тип проекта.
Если проект создается под оценку сотрудников, например, для создания кадрового резерва или выявления областей для развития, то скорее всего, сотрудники во внутренний базе организации есть. Это другой тип проекта.
Когда нужно совместить эти два разных процесса, интеграционный проект сильно усложняется и растягивается во времени.
На старте в проектной команде со стороны заказчика нам нужны как минимум два ответственных человека: представитель HR-блока и представитель IT-блока.
HR:
  • зафиксирует задачи оценки,
  • определит критерии оценки,
  • выберет, какой инструментарий будет использоваться,
  • определит, как должна выглядеть визуализация,
  • донесет информацию о новой системе оценки до коллег.
IT:
  • обеспечит обмен данными между системами,
  • выберет вариант интеграции из двух возможных,
  • разберется с процессами формирования отчетов и внесением данных в систему заказчика,
  • поможет с диагностикой узких мест (проверит доступность устройств),
  • проверит работоспособность на демодоступе,
  • обеспечить эксплуатационное внедрение.
Компаниям с небольшими объемами оценки мы рекомендуем использовать веб-интерфейс SHLTOOLS и не тратить ресурсы на интеграционный процесс.